Pマーク、ISOコンサル現場の声〜誰も教えない個人情報保護「現地審査の傾向」　vol.4

プライバシーマークやISO27001などの認証取得のコンサルティング業務の一線で活躍するコンサルタントの、現場の生の声をお届けするコラムです。
(※このコラムはJMCリスクマネジメント社Webサイトからの一部抜粋です)

株式会社JMCリスクマネジメント
マネジメントシステムコンサルタント
浦名祐輔
http://rm.jmc.ne.jp/service/pm/p_column27.html

皆さんこんにちは。今回のテーマは、「現地審査の傾向　vol.4」です。実際に現地審査で指摘された項目をご紹介しますので、自社の規程作り、運用などに役立てて頂ければと思います。

■指摘事項
安全管理措置（3.4.3.2）
来訪者については、「来訪者カード」に入退の記録が取られている。しかし、定期的チェックは実施していない。記録の定期チェックについて規定し実施すること。

■解説
安全管理措置に関する指摘事項になりますね。安全管理措置は、要求事項として「必要、かつ適切な措置を講じること」としか書かれていませんので、具体的にどのレベルまで対策を実施するのか、という点については、リスク分析を通じて自分たちで決めるしかありません。
ただし、そのように対策を決めたとしても、審査員との考え方の違いにより、上記のような指摘事項が出てくることはよくあると思います。

今回の指摘は、来訪者の記録に関する指摘事項です。このお客様はリスク分析作業を経て、来訪者の入退室については「来訪者カード」に氏名、社名、訪問目的、入室時間、退室時間、訪問先を記入してもらい、万が一、個人情報が盗難された際の原因追及をしやすくするという対策を実施することにしました。

彼らはこの対策で十分と判断していたのですが、審査員は来訪者カードのチェックまで要求してきたようです。要は、毎月末など定期的に、記入済みの来訪者カードをざっと見て、適切な目的で、適切な所要時間で誰が訪問したのかをチェックしましょうといった趣旨だそうです。

確かに「個人情報保護マネジメントシステム実施のためのガイドライン」を見てみると、入退の記録を定期的にチェックする旨の記述がありますから、おそらくそのあたりを考慮しての指摘だと思われます。
審査員の方を仰っていることも分かりますが、このお客様は会社の規模も小さく、来訪者もそれ程多くないことから、マネジメントシステム運用の負担を少しでも軽減するために敢えて定期的チェックのルールを外したという経緯があります。「果たして、審査員はこの辺りを考慮してくれたのかな」という疑問は残ります。

ただ、指摘事項として出てしまった以上改善を行わないと合格できませんから、定期的に来訪者カードをチェックする旨の記述を文書に追記する必要がありますね。その際、チェックする間隔、チェックする人、万が一、不審な記録が見受けられた際に誰に報告するかという点については細かく規定することをお勧めします。特にチェックする間隔ですが、面倒くさいからといって半年に一度など、間隔を広げすぎてしまうと膨大な量をチェックしなければなりませんから、注意してください。

対策としては簡単ですが、安全管理に関する指摘事項は、自分たちは「十分」と思っていても、審査員が不十分と判断したことにより指摘事項が出ていますので、この部分で指摘事項を完全に回避することは難しいですね。

もし指摘事項を出さないようにするなら…

【執筆：浦名祐輔】

※このコラムはJMCリスクマネジメント社Webサイトからの一部抜粋です。コラムの全文は、同社下記情報サイトから利用可能です。
http://rm.jmc.ne.jp/service/pm/p_column27.html